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酒店还有开早会、写日记的必要么?

发布时间:2018-07-25

有的酒店不要求写,有的即便要求写,只是开会时让其照本宣读,各家酒店对写工作日记和开早会问题认识并不一致。

案例:

  某酒店在当地的酒店圈里有口皆碑,这是因为在激烈的市场竞争中,该酒店连续多年都取得良好的经济效益,并且员工队伍稳定,几乎没有负面“新闻”发生,成了当地酒店行业的标杆单位。而我知道,这一切都来自其高水平的管理。

  根据该酒店卢总经理介绍,他们成功的管理经验之一是,得益于日常工作的信息沟通顺畅和问题处理及时,使得运转有序,服务到位。其中,从总经理层面说,抓好部门经理的工作日记和早会十分重要。

  对于工作日记和早会,他们有一套完整的制度,记录如下:

  一、关于工作日记,

  1、完成工作日记的对象和批阅者

  部门经理以上管理人员均要求写工作日记。完成后送交总经理批阅。工作日记还包括高级值班经理和大堂副理的工作日记。部门经理休息日的工作日记由部门当值人员完成。

  2、部门经理工作日记的内容

  这里仅就部门经理工作日记的内容作一介绍。内容一般包括5个板块:

  ⑴昨日工作基本情况简要报告;

  ⑵昨日或前一段时间需要解决的重要问题已解决或进展情况报告;

  ⑶新出现或新发现重要问题的报告,并提供解决问题的方案或思路;

  ⑷近期工作计划或安排;

  ⑸工作建议。包括对酒店、本部门或其他部门工作提出建议。

  3、部门经理工作日记涉及问题的范围

  涉及问题的范围一般包括经营性和管理性两大方面。

  ⑴经营性问题。包括产品、价格、销售渠道和促销四个部分;

  ⑵管理性问题。包括人力、财力、物力、信息、时间和声誉(质量)六个部分。其中,质量问题又可分为硬件和软件两个方面。硬件:设施设备、材料用品、装修装潢和环境气氛。软件:服务质量、管理水平和员工素质。

  这里需要说明的是:第一,工作日记书写时可按上述问题范围的顺序进行。不涉及的可以不写。对各方面问题视重要程度可详可略;第二,对个别重大的问题或计划方案可以用专题报告形式另行汇报,但在工作日记中要予以注明。

  4、日记书写的格式及应注意的问题

  书写工作日记要保持严肃性,按一定的格式来写。一般要求一页纸张的左边或右边(占页面的大部份)写文字,另一边留白以备总经理批注。

  书写字迹要工整,不可随意涂鸦。书写每件事须编上序号。一般要求日记书写用蓝黑笔,总经理批注用红笔。

  5、日记上交时间和程序

  工作日记提交时间一般定于上午8︰30以前,直接送至总经理办公室。总经理阅批后,需提到会上讨论说明的应另摘出。日记本由办公室人员带到会上送还。

  二、关于早会

  1、参加对象:

  部门经理以上干部。若部门经理无法出席,应有该部门其他负责人到会。

  2、会议时间:

  正常情况下为每日上午10︰00召开,一般要求半小时内结束。特殊情况无法按时召开的,可另择时间,由总经理办公室提前通知。与会者须提前5分钟到会。需请假者事先向总经理请假并通知办公室。之所以要求每天必须召开早会,这是因为只要酒店有运转,总会有相对重要的事情需要通报、强调、协调和讨论,还因为是为了对部门经理进行无形的考勤和促成良好生活习惯的需要。所以只要不是特殊原因,都要尽可能每天召开早会。

  3、会议内容:

  会议内容一般包括:重要情况通报、必须在会上协调和讨论的问题。为了开短会,凡能在会前、会后通过个别指示、研究和专题会议解决的,则尽可能不在早会上讨论研究,原则上只体现以下三类内容:

  ⑴必须在会上通报和强调的问题。此类问题一般属于重大事件、重要决定和重要问题。

  ⑵必须在会上组织和协调的问题。此类问题一般涉及整个酒店各部门或多个部门。

  ⑶必须在会上讨论和研究的问题。此类问题一般属于全局性的重要问题。

  4、会议发言:

  原则上由总经理、副总经理作主要发言。一般说来,部门经理只有被允许发表意见或接受质询时才可以发言。这是因为各部门工作汇报和请示已在工作日记中反映,所以一般情况下,没有必要在这里轮流汇报请示。

  5、会议主持和纪要:

  会议由办公室主任主持。会议纪要由办公室人员负责记录。一般要求当日上午打印完毕并存档,特殊情况可延至下午。需要分发的还要发至有关人员。需要办公室落实或协调的,办公室主任应按总经理指定时间反馈。

  6、会议开始形式:

  与会人员提前5分钟到会。总经理到会并同意开会后,由办公室主任发令:“全体起立!”总经理向大家说:“各位上午好!”全体齐声向总经理说:“某总上午好!”总经理说:“请坐!”后,大家方可落座。此形式目的既是相互表示尊重,也是为了能集中大家的精神。

  点评:

  该酒店实践证明,酒店中层以上干部每天写工作日记和参加早会,是提高工作效率和收到良好效果的一种十分重要的工作方法,也是提高管理水平的一条重要途径。

  其实,各家酒店对写工作日记和开早会问题认识并不一致,做法也不尽相同。

  对于写工作日记,有的酒店不要求写;或有要求写,但不统一要求如何写,自行其便;有的即便要求写,但不要求上交,只是开会时让其照本宣读。

  对于开早会,有的酒店不要求定期开,只是有事需要开会则临时集中召开;有的酒店每周开一次(实际上是每周工作计划会);有的酒店隔天开,如每周开两次或三次;有的酒店虽然天天开,但时间不一定都是上午,有时安排下午。至于早会如何开,也各有不同做法。常见的是让每位与会者轮流发言。如此做法,不但开会时间长,更因多半汇报的事情与其他部门无关而浪费其他人的时间。还因为总经理在会上即听即判,未经充分思考,所作决定难免偏颇。更有甚者,因为一个部门所谈问题涉及其他部门工作不到位引起的,于是有关部门出于自我保护,当场辩驳,甚至相互推诿责任,争得面红耳赤,还未必解决问题。

  工作日记要不要写,怎么写?早会要不要开,怎么开?根据本案酒店的实践证明,工作日记不但要写,而且要按一定的要求来写;早会不但要开,而且要天天召开。

  建立工作日记和早会制度好处很多,至少有以下几点:畅通信息,克服惰性,促进思维,增强计划,提高效率。可以说,完成工作日记和参加早会应成为中层以上管理人员每天必做的功课。工作日记和早会制度应当看作是酒店管理中最基本且不可或缺的制度,务必持之以恒地执行。